(인사/총무) - 임금대장.. 꼭 서류로 보존해야 할까?

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[임금대장 / 샘플]

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◇ Intro.

최근 많은 회사들이 임금을 계산할 시 자동화되어 있는 프로그램을 많이 사용합니다.

비단 임금 계산할때만 프로그램을 사용하는 것이 아니라, 인적사항 등록, 퇴직금 계산, 원천세 업무 등 전천후 관리가 편한 인사관리 프로그램을 사용하는데요.

편리한 사용법과 원할 시 언제든 자료를 출력하여 확인할 수 있다는 장점이 있습니다.

 

그러나, 이것과는 별도로 임금대장 등을 출력물로 관리 및 보존하고 있는곳도 많습니다.

 

 

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◇ 임금대장은 전자문서로 보관하면 안될까?

우선 관계조항을 살펴보면 아래와 같이 되어 있습니다.

근로기준법 제 48조 [임금대장]

사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다.

 

근로기준법 시행령 제22조 [보존 대상 서류 등]

법 제42조에서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 다음 각 호의 서류를 말한다.

1. 근로계약서

2. 임금대장

3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류

4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류

5. 승급ㆍ감급에 관한 서류

기타 계속..

 

상기 법상으로 보면 임금대장도 보존서류에 포함되기에 3년간 보존을 해야합니다.

 

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◇ 고용노동부 질의회시에서는..

해당 사항과 관련하여 고용노동부에서는 아래와 같이 회시하였습니다.

[근기 68207-2666]

'동법 제47조 및 동법 시행령 제22조의 규정에 의해 작성된 임금대장을 전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제41조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨'
   
   다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임. 

 

위의 답변을 참조하면 언제든지 출력과 사용이 가능할 경우 임금대장을 이런 전자문서의 형태로 보관하는 것은 위반으로 보기는 어렵다는 것 같습니다.

다만, 데이터이기 때문에 취약한 외부환경으로부터 안전하게 보존이 가능해야 할것입니다.