(인사/총무) - 인사기록 관련 서류는 언제까지 보관해야 할까?

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[노동법 관련 서류 보존기간은 얼마나 될까?]

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Intro.

결재조차 전자 형태로 이뤄지고 있는 시대지만..

아직까지 개별 전표부터 많은 결재 관련 서류들은 출력물로 관리가 되고 있습니다.

결재가 끝나고 해당 사안이 종료되면 파기했으면 좋겠지만..

결산 / 감사 / 조사 등에 따라 증빙서류로 필요하기 때문에 잘 정리해서 보관을 하고 있죠.

 

 

 

문서고가 부족합니다.

그러나.. 문제는 이런 서류들이 계속 쌓이다 보면 보관할 곳이 부족할 겁니다.

공상과학 소설이나 판타지 소설에 나오는 무한한 주머니 같은 것이 있다면..

그곳에 넣어두고 필요할 때마다 꺼내서 사용하겠지만..

 

내 한 몸 앉아 일할 공간이 부족한 곳에서는 사실 과년도 문서들이 부담이 됩니다.

저희도 결산이 마감되면 문서 정리를 일괄적으로 하는데..

문서고가 터져나가기 직전입니다.

 

 

 

법적으로는 인사 관련 문서 언제까지 보관할까?

회계/세무와 관련된 중요한 문서들도 존재하지만, 인사 역시 개인의 정보를 담고 있기에 굉장히 중요한 내부 서류입니다.

 

특히나 개인정보보호법이 강화되고 있는 시대다 보니 취급에서도 유의를 해야 합니다.

그러면 법적으로 보존을 해야 하는 서류는 뭐가 있고 기간은 어떤지 알아보겠습니다.

 

 

[관계법령 상 보존해야 할 서류 및 규정]

구분	보존기한	관계 법령	벌칙 규정
근로계약서	근로관계 종료 후 3년	근로기준법 제42조 동법시행령 제22조	500만원 이하 과태료
급여대장	마지막 급여 지급 후 3년
근로자 명부	근로자가 해고/퇴직/사망 한 날로부터 3년
고용/해고/퇴직	근로자가 해고/퇴직 한 날로부터 3년
서면 합의서	서면 합의한 날로부터 3년
연소자 증명 서류	연소가자 만18세 되는 날, 그 이전 해고/퇴직/사망한 경우 그날로부터 3년
임금 계산 기초 서류	완결한 날로부터 3년
승진/감급 서류	완결한 날로부터 3년
연차 휴가 사용 대장	완결한 날로부터 3년
직장 내 성희롱 관련 서류	3년	남녀고용평등법 제33조 - 동법 시행령 제19조	300만원 이하 과태료
배우자 출산휴가 관련서류	3년
육아휴직 관련 서류	3년
육아기 근로시간 단축 관련 서류 일체	3년
퇴직금 중간정산 관련 서류	5년	근로자 퇴직급여 보장법 제8조	-
고충사항 접수/처리대장	남녀고용평등 관련 사항 3년, 기타 1년	근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제9조 - 남녀고용평등법 시행령 제18조	-
노사협의회 회의록	작성일로부터 3년	근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제19조	-
산업재해 조사표 사본 요양신청서 사본 재해 재발장지 계획	3년	산업안전보건법 동법 시행령	300만원 이하 과태료
안전보건관리책임자 안전관리자 보건관리자 산업보건의 선임에 관한 서류	3년
산업안전보건위원회 회의록	3년
안전/보건상 조치 사항	3년
화학물질의 유해성/위험성 조사에 관한 서류	3년
작업환경측정 관련 서류	5년
건강진단 관련 서류	5년
장애인 인식개선 관련 자료	3년	장애인고용촉진 및 직업재활법 제5조	1,000만원 이하 과태료

 

 

 

 

 

근로기준법은 3년, 세무는 5년

노동법 관계상 보통 3년을 기한으로 많은 서류들을 보관합니다.

그러나 세무와 관련되어지면 최대 5년까지도 보관을 해야 할 경우가 생깁니다.

법적으로 3년만 보관할 수 있고, 기한이 끝나면 5일 이내에 파기를 해야 하는데..

세무관련 이슈를 근거로 연장을 원할 경우에는 근로자의 동의를 받으셔야 합니다.

 

 

 

경력증명서와 같은 경우를 위해서도 기간의 연장이 필요할 수 있다.

근로자들이 퇴직을 하게 되면 가끔 경력증명서를 요청할 경우가 발생합니다.

최대 3년인데 그 기간을 넘어서서 요청하는 경우도 볼 수 있습니다.

그래서 근로자들이 퇴직할 시점에 관련 동의서를 받는것도 중요하다고 보여집니다.